Deux méthodes
Épreuves et commandes en ligne
La méthode la plus utilisée et offrant le plus de versatilité aux parents est celle des épreuves et commandes en lignes. Les parents choisissent eux-mêmes leurs photos et impressions/produits. Avec la nouvelle méthode en ligne sans papier est aussi avantageuse pour l'établissement optant pour cette méthode parce qu'elle requiert le moins de gestion de sa part. Lire plus loin pour les détails.
Kits Pareils
Avec cette option, les parents obtiennent tous exactement le même ensemble photos. Les parents ne choisissent pas leur photo. La sélection et l'impression est faite sans intervention des parents. Chaque photo est choisie avec attention. Les parents doivent payer AVANT la prise de photos et seuls les enfants dont les parents ont payé sont photographiés. C'est l'option la moins flexible mais la plus simple et rapide: les photos sont imprimées et retournées très rapidement. C'est une option très pratique et souvent recommandée pour les garderies en milieu familial vu le petit nombre d'enfants. N'ayant pas de commande en ligne, aucune photo n'est ajouté au site et les parents ne reçoivent donc aucune communication, donc pas de liste de noms à fournir à Mille et une poses.
Fonctionnement de la méthode par épreuves et commandes en ligne
Une liste doit être fournie contenant les noms des enfants, leur groupe ainsi qu'une adresse courriel. Idéalement, si les fratries peuvent être indiquées également, cela facilite lors de la prise de vue ainsi que la création des galeries de photos pour les parents. En gros, dans plusieurs cas, une liste était déjà requise; seule l'adresse courriel est ajoutée. Cette dernière est requise afin de pouvoir faire parvenir aux parents leur code d'accès privé et lien vers leur galerie. Pour les rares parents n'ayant pas d'adresse courriel, ils devront alors communiquer avec le studio afin de les obtenir. Vous pouvez télécharger un gabarit du fichier en format Excel donnant un exemple du format requis.
Cliquez ici pour télécharger le fichier Excel.
Cette liste sert à identifier les photos de chaque enfant ainsi qu'à servir de liste de présence (qui a prit ses photos) afin de n'oublier personne. Elle facilite également la création des mosaïques de groupes, étant donné qu'il n'y aura plus de photo de groupe prise pour respecter les mesures de distanciation.
Au sujet des fratries, s'il est possible de les inscrire dans ce fichier, ça serait grandement apprécié. Sinon, le fichier sera modifier avant la séance pour les ajouter, cependant, des ambiguïtés peuvent empêcher de compléter cette modification. Alors, il faudra prendre du temps lors de la séance de photos pour les indiquer. C'est important car chaque "famille" recevra un seul code d'accès et une seule galerie afin de faciliter le processus de. commande pour les parents.
L'environnement de commande pour les parents est créé avant la séance photos et, suite à celle-ci, un courriel leur est envoyé incluant les informations d'accès à la galerie privé. Il n'y a donc aucun document à remettre aux parents suite à la séance de photos.
La direction de l'établissement et ses employées n'ont plus besoin de distribuer, ni de gérer, des enveloppes de commandes, des billets avec code d'accès, etc.. Les parents ont toujours l'option de payer en argent comptant, auquel cas, ils devront l'apporter dans une enveloppe scellée qui sera ramassée par Mille et une pose ultérieurement.
Cette nouvelle méthode simplifie de beaucoup la tâche administrative de la part de l'établissement. Dans une situation comme nous vivons présentement avec la COVID-19, cela aide grandement d'avoir le moins possible d'échanges d'enveloppes et autres communications papiers. De plus, cette décision s'inscrit dans un plan de réduction tant que possible de la trace environnementale du service photographique.
Au sujet des adresses courriels
Les adresses ne serviront qu'à fournir les informations requises aux parents après la séance de photos. Ces adresses ne serviront à aucune autre forme de communication avant ou après la commande des photos et elle ne sera pas retenue pour la galerie non plus. Lorsqu'ils passent leur commande, les parents peuvent, selon la commande, avoir à fournir leur adresse courriel, elle n'a pas à être la même que celle fournie sur la liste initiale. Cette nouvelle adresse sert au processus de commande et de communication en lien avec la commande. Dans les deux cas, les adresses ne seront jamais fournies à un tier partie, ni vendues, ni rendues publiques.
N'oubliez pas que les employés ont droit à un rabais de 50% sur les impressions excluant les produits dérivés tels que tasses, portes-clés, magnétiques, etc...